Кадровый капитал Югры

Пять ошибок в электронной переписке

13.04.2018

   Пять вещей, которые раздражают адресатов и мешают понять цель email.

   Электронная переписка обнажает суть дела. Безусловно, это эффективно, но иногда сообщения, переданные текстом, воспринимаются неправильно. Когда слова не сопровождаются мимикой, жестами, интонацией, адресаты угадывают между строк настроение, с которым вы к ним обращаетесь. И не всегда верно.

  Многих неточностей восприятия можно легко избежать, если придерживаться в переписке уважительного и позитивного тона. А также не делать эти пять вещей, которые нервируют и раздражают.

1. «Всех в копию» или «Ответить всем»
  Не злоупотребляйте количеством адресатов, когда пользуетесь опцией «Добавить в копию». Абсолютно всех добавлять необязательно. Особенно будьте внимательны, когда в ответ на письма с длинной цепочкой мейлов в строчке «Кому» вы выбираете «Ответить всем». Вы действительно думаете, что все эти люди хотят прочитать ваше ценное сообщение «Спасибо»? Ну, конечно, нет. Только единицы, для которых важно услышать вашу благодарность или получить подтверждение, что информация дошла.

   Адресатов, которые должны быть в курсе вашего письма, можно выбрать простым способом. Спросите себя, кого бы вы пригласили на очное обсуждение этой темы и почему. А тех, для кого присутствие на такой гипотетической встрече будет необязательным, не стоит отвлекать от дел, ставя в копию переписки.

   Что же касается «Ответить всем» – просто не делайте этого без явной необходимости. Если у вас есть важное дополнительное сообщение, лучше отправить его напрямую инициатору переписки. Пусть он решает, кого еще стоит пригласить к дальнейшему обмену мнениями.

2. Слишком короткий ответ
  Довольно часто причиной неправильного восприятия письма становится дисбаланс усилий, которых требует исходное сообщение и ответ на него. Например, вы потратили довольно много времени, чтобы описать в деталях важный вопрос. В ответ вы ожидаете не менее детальное сообщение, чтобы принять правильное решение и двигаться дальше. А приходит письмо с одним словом: «получил», «понял», «принял» или, если вы ведете переписку на английском: «got it», «noted». Что этим хочет сказать ваш собеседник? Подтвердить, что успешно получил письмо? Но для этого есть другая функция в почтовом сервисе.

   Чтобы ваш краткий ответ был правильно воспринят, добавьте пару важных деталей. Например, «Сложная задача, но, судя по твоему письму, варианты решений есть. Давай обсудим на следующей неделе, так как сейчас я довольно сильно занят». Письмо получено. Тема ясна. Встреча запланирована.

3. Пометка «Срочно»
   Слова «СРОЧНО» и «ВАЖНО», написанные заглавными буквами, задают негативный тон и нервируют адресатов. Если у вас действительно очень важное сообщение, воспользуйтесь телефоном. Сделайте один быстрый и емкий по сути звонок. А затем отправьте письмо без кричащих заголовков, чтобы подтвердить достигнутые договоренности.

   Два сильных аргумента, почему надо научиться работать без «срочно» в теме письма. Во-первых, отправка письма – не гарантия того, что оно будет быстро прочитано. Если есть более эффективный способ коммуникации, чтобы срочно решить вопрос, используйте его. Во-вторых, научитесь правильно выбирать тему письма. Рабочая почта проверяется в режиме реального времени постоянно. Правильно написанный заголовок обязательно привлечет внимание адресата, и вы получите желаемый ответ. Спросите себя, почему это письмо срочное. Ответ на этот вопрос и будет темой письма, которую нужно сформулировать, чтобы побудить получателя быстро отреагировать. Например, если вы собираете информацию, которую обязательно сегодня нужно предоставить клиенту, так и напишите в теме письма: «Клиенту нужен ответ сегодня». Таким образом, вы подчеркнете срочный характер сообщения, избежав грубых и отчаянных интонаций.

4. Негативная лексика
   Даже если ваша цель – конструктивная критика, найдите способ предложить ее без негативно окрашенных слов. Адресаты могут интерпретировать его через призму нахлынувших эмоций и неправильно вас понять. И к тому же потоки писем, указывающих на недостатки и ошибки, подрывают здоровые рабочие отношения.

   Превращайте в положительные отрицательные слова с частицей «не»: не сделали, не справились, не смогли. Эта трансформация поможет в корне изменить тон письма. Например, вместо фразы «Вы не должны сдавать отчет в таком виде в следующий раз», напишите: «В следующий раз сдайте более детальный отчет, пожалуйста».

   А когда без жесткой критики не обойтись, не делайте это письменно. Позвоните по телефону или побеседуйте лично.

5. Механическое общение
  В погоне за скоростью мы так увлекаемся, что создается впечатление, будто письма отправляет и получает не человек, а бездушный робот. Конечно, это эффективно – сразу перейти к сути вопроса, но не очень вежливо по отношению к собеседнику.

   Потратьте на одну секунду больше в следующий раз, чтобы поприветствовать человека, которому вы пишете. При этом необязательно интересоваться, как прошли его выходные. Называя имя адресата, вы показываете, что обращаетесь к нему как к личности, а не к функции, механически выполняющей задания.

   Вспомните, какие вещи в письмах вас раздражают. В следующий раз, прежде чем нажать на кнопку «Отправить», поставьте себя на место получателя, прочитайте письмо его глазами. Убедительно, корректно? Если ваш ответ «да» – отправляйте.


Источник


Возврат к списку