Кадровый капитал Югры

Организация и проведение совещаний. Пять главных ошибок

13.04.2018

   Плодотворное совещание – это процесс, который не так уж и трудно организовать. Достаточно абстрагироваться от излишней важности мероприятия и сфокусироваться именно на его конечных целях. Ведь самое основное – это те задачи, которые должны решить собранные в одном помещении люди. Это может быть как решение актуального вопроса, так и планирование действий компании на будущее.

   Попробуем выделить пять основных факторов, которые способны перечеркнуть все искренние старания организаторов собрания. Они следующие:

Избыточное количество встреч

   Согласны, что во многих компаниях есть некая «культура совещаний»? Что-то вроде сложившейся традиции совещаться по любому поводу и даже при его отсутствии. Например, по средам. Конечно же, практически все такие встречи на деле абсолютно бесполезны. А если во встречах нет необходимости, зачем тратить на них такие ресурсы, как рабочее время и внимание сотрудников?

Можно выделить три основных вида совещаний, которые целиком бесполезны. Это:

— совещание, собранное по формальной причине;

— собрание, цель которого – размытое информирование сотрудников о чем-либо;

— встреча сотрудников для общения.

   Если вы руководитель, стремящийся максимизировать результаты в своей отрасли, – смело вычеркиваете из своих планов организацию проведения совещаний, которые попадают под перечисленные типы. Сэкономленное время будет гораздо рациональнее потрачено непосредственно на ежедневные рабочие задачи.

Блокировка принятия решений.

   Изначально совещание должно рассматриваться исключительно как метод объединения усилий и различных точек зрения для принятия какого-либо важного решения. Участие же в работе совещания на практике нередко становится, как говорится, переливанием из пустого в порожнее. Как итог – длительные многочасовые дискуссии, которые не только не приводят к единому верному мнению, но и ощутимо утомляют участвующих в беседе людей.

Какой можно дать совет?

   Реальный выход из ситуации для руководителя – это назначение сотрудника, ответственного за окончательное решение совещания. Так будет значительно проще не только прийти к консенсусу в процессе обсуждения, но и сформулировать четкий результат к его завершению.

Большой объем участников.

   Участие в работе совещания предусматривает плодотворную работу. Чтобы она была плодотворной, ее результаты должны быть важными для каждого участника собрания. Что в реальности? Часто на встречу собираются все, кому не лень. Даже те сотрудники компании, которые не имеют никакого отношения к обсуждаемым вопросам.

   Выход – приглашать тех, без кого принятие решения категорически невозможно. Остальных сотрудников достаточно проинформировать об итогах собрания.

Отсутствие цели.

   Если цель не сформулирована – любая дискуссия не имеет смысла, ведь она попросту никуда не приведет. Нужно иметь конкретное видение того, что вы хотите получить в итоге. И информировать сотрудников о цели совещания лучше заблаговременно, а не непосредственно на нем.

Отсутствие расписания.

   Намного продуктивнее совещание тогда, когда оно постоянно проходит в заранее установленное время и в заранее обозначенном месте. Почему? Потому что так проще планировать мероприятие как его организатору, так и участникам. Так же желательно изначально назначить время начала и конца встречи, а приступать к обсуждению нужно даже тогда, когда кто-то опаздывает.

Источник


Возврат к списку